BATASAN PELANGGARAN DALAM UUJN DAN KODE ETIK NOTARIS

BATASAN PELANGGARAN DALAM UUJN DAN KODE ETIK NOTARIS

Pelanggaran adalah perbuatan atau tindakan yang dilakukan oleh subjek hukum  yang  melanggar  ketentuan  atau  peraturan  yang  telah  ditetapkan. Notaris sebagai subjek hukum yaitu pendukung hak dan kewajiban sekaligus sebagai anggota dari Perkumpulan/organisasi Ikatan Notaris Indonesia memiliki kewajiban yang harus dipatuhi dan larangan yang harus dihindari dalam menjalankan tugas jabatannya. Kewajiban dan larangan notaris diatur dalam UUJN (Pasal 16 ayat (1) dan Pasal 17) serta Kode Etik Notaris (Pasal 3 dan Pasal 4) sebagai berikut:

Pasal 16

(1)   Dalam menjalankan jabatannya, notaris berkewajiban:

1. Bertindak jujur, seksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan yang terkait dalam perbuatan hukum;
2. Membuat  akta dalam bentuk  Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari protocol notaris;
3. Mengeluarkan Grosse Akta, Salinan Akta, atau Kutipan Akta berdasarkan Minuta Akta;
4. Memberikan  pelayanan  sesuai dengan ketentuan  dalam  undang-undang ini, kecuali ada alasan untuk menolaknya;
5. Merahasiakan segala sesuatu mengenai akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undnag-undang menentukan lain;
6. Menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 (lima puluh) akta, dan jika jumlah akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, dan mencatat jumlah minuta akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku;
7. Membuat daftar dari akta protes terhadap tidak dibayar atau tidak diterimanya surat berharga;
8. Membuat  daftar  yang  berkenaan  dengan  wasiat  menurut  urutan  waktu pembuatan akta setiap bulan;
9. Mengirimkan  daftar   akta   sebagaimana   dimaksud   dalam  huruf  Hak tanggungan atau daftar nihil yang berkenaan wasiat ke Daftar Pusat Wasiat Departemen yang tugas dan tanggung  jawabnya di bidang kenotariatan dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya;
10. Mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan;
11. Mempunyai cap/stempel yang memuat lambang Negara Republik Indonesia dan pada ruang yang melingkarinya dituliskan nama jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan;
12. Membacakan  akta  di  hadapan  penghadap  dengan  dihadiri  oleh  paling sedikit 2 (dua) orang saksi dan ditandatangani pada saat  itu juga oleh penghadap, saksi dan notaris;
13. Menerima magang notaris.

Pasal 17 UUJN

Notaris dilarang:

a.       Menjalankan jabatan di luar wilayah jabatannya;

b.      Meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 (tujuh) hari kerja berturut- turut tanpa alasan yang sah;

c.       Merangkap sebagai pegawai negeri;

d.      Merangkap jabatan sebagai pejabat negara;

e.       Merangkap jabatan sebagai advokat;

f.        Merangkap jabatan sebagai pemimpin atau pegawai Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah atau badan usaha swasta;

g.       Merangkap jabatan sebagai Pejabat Pembuat Akta Tanah di luar Wilayah jabatan notaris;

h.       Menjadi notaris pengganti;

i.         Melakukan  pekerjaan  lain  yang  bertentangan  dengan  norma  agama, kesusilaan, atau kepatutan yang dapat mempengaruhi kehormatan dan jabatan notaris.

Notaris sebagai anggota organisasi profesi notaris memiliki kewajiban dan larangan yang diatur dalam suatu kode etik dan memiliki sanksi atas pelanggaran yang dilakukan terhadapnya. Kewajiban notaris diatur dalam Pasal 3 Kode Etik Notaris, yaitu:

Notaris dan orang lain yang memangku dan menjalankan jabatan Notaris wajib:

1.      Memiliki moral, akhlak serta kepribadian yang baik.

2.      Menghormati dan menjunjung tinggi harkat dan martabat Jabatan Notaris.

3.      Menjaga dan membela kehormatan Perkumpulan.

4.      Bertindak jujur, mandiri, tidak berpihak, penuh rasa tanggungjawab, berdasarkan   peraturan   perundang-undangan   dan   isi   sumpah   jabatan Notaris.

5.      Meningkatkan ilmu pengetahuan yang telah dimiliki tidak terbatas pada ilmu pengetahuan hukum dan kenotariatan.

6.      Mengutamakan pengabdian kepada kepentingan masyarakat dan Negara;

7.      Memberikan jasa pembuatan akta dan jasa keNotarisan lainnya untuk masyarakat  yang tidak mampu tanpa memungut honorarium.

8.      Menetapkan  satu  kantor   di  tempat   kedudukan  dan  kantor  tersebut merupakan  satu-satunya  kantor  bagi  Notaris  yang  bersangkutan  dalam melaksanakan tugas jabatan sehari-hari.

9.      Memasang 1 (satu) buah papan nama di depan / di lingkungan kantornya dengan pilihan ukuran yaitu 100 cm x 40 cm, 150 cm x 60 cm atau 200 cm x 80 cm , yang memuat:

a.       Nama lengkap dan gelar yang sah;

b.      Tanggal  dan  nomor  Surat  Keputusan  pengangkatan  yang  terakhir sebagai Notaris;

c.       Tempat kedudukan;

d.      Alamat kantor dan nomor telepon/fax.  Dasar papan nama berwarna putih dengan huruf berwarna hitam dan tulisan di atas papan nama harus jelas dan mudah dibaca. Kecuali di lingkungan kantor tersebut tidak dimungkinkan untuk pemasangan papan nama dimaksud.

10.  Hadir,  mengikuti  dan  berpartisipasi  aktif  dalam  setiap  kegiatan  yang diselenggarakan    oleh      Perkumpulan;      menghormati,    mematuhi, melaksanakan setiap dan seluruh keputusan Perkumpulan.

11.  Membayar uang iuran Perkumpulan secara tertib.

12.  Membayar uang duka untuk membantu ahli waris teman sejawat  yang meninggal dunia.

13.  13. Melaksanakan   dan   mematuhi   semua   ketentuan   tentang   honorarium ditetapkan Perkumpulan.

14.  Menjalankan jabatan Notaris terutama dalam pembuatan, pembacaan dan penandatanganan  akta  dilakukan  di  kantornya,  kecuali  karena  alasan-alasan yang sah.

15.  Menciptakan suasana kekeluargaan dan kebersamaan dalam melaksanakan tugas jabatan dan kegiatan sehari-hari serta saling memperlakukan rekan sejawat secara baik, saling menghormati, saling menghargai, saling membantu serta selalu berusaha menjalin komunikasi dan tali silaturahim.

16.  Memperlakukan setiap klien yang datang dengan baik, tidak membedakan status ekonomi dan/atau status sosialnya.

17.  17. Melakukan  perbuatan-perbuatan  yang   secara   umum  disebut   sebagai kewajiban untuk ditaati dan dilaksanakan antara lain namun tidak terbatas pada ketentuan yang tercantum dalam:

1. UU Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris;
2. Penjelasan  Pasal  19  ayat  (2)  UU  Nomor  30  Tahun  2004  tentang Jabatan Notaris;
3. Isi Sumpah Jabatan Notaris;
4. Anggaran  Dasar   dan   Anggaran  Rumah   Tangga   Ikatan  Notaris Indonesia.

Adapun selain kewajiban notaris yang diatur dalam Kode Etik Notaris, ada hal lain mengenai beberapa larangan bagi notaris dalam menjalankan jabatannya yang disebutkan dalam pasal 4, yaitu:

Notaris dan orang lain yang memangku dan menjalankan jabatan Notaris dilarang:

1.      Mempunyai lebih dari 1 (satu) kantor, baik kantor cabang ataupun kantor perwakilan.

2.      Memasang papan nama dan/atau tulisan yang berbunyi “Notaris/Kantor Notaris” di luar lingkungan kantor.

3.      Melakukan  publikasi  atau  promosi  diri,  baik  sendiri  maupun  secara bersama-sama,      dengan mencantumkan      nama    dan       jabatannya, menggunakan sarana media cetak dan/atau elektronik, dalam bentuk:

1. Iklan;
2. Ucapan selamat;
3. Ucapan belasungkawa;
4. Ucapan terima kasih;
5. Kegiatan pemasaran;
6. Kegiatan sponsor, baik dalam bidang sosial, keagamaan, maupun olah raga.

4.      Bekerja sama dengan Biro jasa/orang/Badan Hukum yang pada hakekatnya bertindak sebagai perantara untuk mencari atau mendapatkan klien.

5.      Menandatangani     akta      yang     proses  pembuatan        minutanya         telah dipersiapkan oleh pihak lain.

6.      Mengirimkan minuta kepada klien untuk ditandatangani.

7.      Berusaha atau berupaya dengan jalan apapun, agar seseorang berpindah dari Notaris  lain kepadanya,  baik upaya itu  ditujukan  langsung kepada klien yang bersangkut an maupun melalui perantaraan orang lain.

8.      Melakukan  pemaksaan  kepada  klien  dengan  cara  menahan  dokumen-dokumen yang telah diserahkan dan/atau  melakukan tekanan psikologis dengan maksud agar klien tersebut tetap membuat akta padanya.

9.      Melakukan usaha-usaha, baik langsung maupun tidak langsung yang menjurus ke arah timbulnya persaingan yang tidak sehat dengan sesama rekan Notaris.

10.  Menetapkan honorarium yang harus dibayar oleh klien dalam jumlah yang lebih rendah dari honorarium yang telah ditetapkan Perkumpulan.

11.  Mempekerjakan  dengan  sengaja  orang  yang  masih  berstatus  karyawan kantor Notaris lain tanpa persetujuan terlebih dahulu dari Notaris yang bersangkutan.

12.  Menjelekkan  dan/atau  mempersalahkan  rekan  Notaris  atau  akta  yang dibuat olehnya. Dalam hal seorang Notaris menghadapi   dan/atau menemukan suatu akta yang dibuat oleh rekan sejawat yang ternyata di dalamnya terdapat kesalahan-kesalahan yang   serius dan/atau membahayakan klien,  maka  Notaris  tersebut  wajib  memberitahukan kepada rekan sejawat yang bersangkut an atas kesalahan yang dibuatnya dengan cara yang tidak bersifat  menggurui, melainkan untuk mencegah timbulnya hal-hal yang tidak diinginkan terhadap klien yang bersangkutan ataupun rekan sejawat tersebut.

13.  Membentuk  kelompok  sesama  rekan  sejawat  yang  bersifat  eksklusif dengan tujuan untuk melayani kepentingan suatu instansi atau lembaga, apalagi menutup kemungkinan bagi Notaris lain untuk berpartisipasi.

14.  Menggunakan   dan   mencantumkan   gelar   yang   tidak   sesuai   dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

15.  Melakukan perbuatan-perbuatan lain yang secara umum disebut sebagai pelanggaran terhadap Kode Etik Notaris, antara lain namun tidak terbatas pada pelanggaran-pelanggaran terhadap:

1. Ketentuan-ketentuan dalam Undang-undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris;
2. Penjelasan Pasal 19 ayat (2) Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 tentang Jabatan Notaris;
3. Isi sumpah jabatan Notaris;
4. Hal-hal yang menurut ketentuan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan/atau Keputusan-keputusan lain yang telah ditetapkan oleh organisasi Ikatan Notaris Indonesia tidak boleh dilakukan oleh anggota.

PENGUMUMAN PUTUSAN MAHKAMAH AGUNG

TINDAK LANJUT PENYELESAIAN KEWAJIBAN PEMBAYARAN PNBP PERSETUJUAN PEMAKAIAN NAMA PERSEROAN

kembali ke atas

Rekap Penomoran BNRI 32 s/d 45

• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 32
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 33
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 34
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 35
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 36
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 37
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 38
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 39
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 40
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 41
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 42
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 43
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 44
• Rekap Penomoran BNRI thn 2013 45

SUMBER :
 http://ditjenahu.kemenkumham.go.id/publikasi/berita/berita-sabh/item/309-rekap-penomoran-bnri-32-s-d-45

Pemberitahuan Pengunduran Jadwal Penetapan Piutang PNBP

Menindaklanjuti Surat Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum Nomor AHU.1.KU.02.02 - 21 Tanggal 8 Mei 2013 tentang Tindak Lanjut Penyelesaian Kewajiban Pembayaran PNBP persetujuan Pemakaian Nama Perseroan dan Surat Sekretaris Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Nomor: AHU.1.KU.02.02 - 72 tanggal 31 Juli 2013 tentang pemberitahuan penyelesaian kewajiban pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Pesan Nama Perseroan, bersama ini dengan hormat kami sampaikan Pemberitahuan Penguduran Jadwal Penetapan Piutang PNBP.

SK nya silahkan klik dibawah ini :
http://ditjenahu.kemenkumham.go.id/publikasi/berita/berita-sabh/item/327-pemberitahuan-pengunduran-jadwal-penetapan-piutang-pnbp

FORMASI JABATAN NOTARIS 2013

Info Formasi Notaris

Formasi Jabatan Notaris Indonesia
Jakarta, (Notarisnews.com)


Pasal 21 UUJN menetapkan bahwa Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia berwenang menentukan formasi jabatan notaris dengan tempat kedudukan daerah kabupaten/kota.
Meskipun demikian notaris mempunyai wilayah jabatan meliputi wilayah provinsi dari tempat kedudukannya.
Pasal 22 UUJN menetapkan bahwa formasi jabatan notaris ditetapkan berdasarkan:
(a) Kegiatan dunia usaha;
(b) Jumlah penduduk; dan/atau
(c) Rata-rata jumlah akta yang dibuat oleh dan/atau notaris setiap bulan.
Berdasarkan Peraturan Menteri Nomor: M.HH.02.AH.02.01.Tahun 2011, formasi jabatan notaris per tanggal 20 Mei 2013, adalah sebagai berikut:
*silahkan klik link dibawah ini:
FORMASI NOTARIS 2013

SUMBER :  http://notarisnews.com/?page_id=164

TERTIB ADMINISTRASI DAN ADMINISTRASI KANTOR NOTARIS SEBAGAI PENUNJANG KEBERHASILAN TUGAS NOTARIS

A. PENDAHULUAN

Pengertian “administrasi” (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis menulis belaka. Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain.

“Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya.

Sebagai contoh, kantor Notaris yang membuat berbagai jenis akta, tidak akan dapat melaksanakannya dengan baik tanpa adanya catatan-catatan mengenai segala sesuatu tentang kliennya, tujuan dari dibuatnya akta, jenis akta yang diinginkan, dan sebagainya.

Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

Dengan demikian, pekerjaan kantor mencakup beberapa kegiatan pokok yang meliputi:

- pencatatan, angka-angka dan

- perhitungan-perhitungan.

Catatan adalah segala sesuatu yang tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian-kejadian untuk disimpan. Catatan-catatan tersebut merupakan data, yang perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi informasi.

Bagi suatu kantor Notaris, catatan itu antara lain dapat berupa :

Catatan mengenai klien (nama, alamat, usia, status, pekerjaan, dsb).

a. Catatan mengenai jenis akta yang akan dibuat.

b. Catatan mengenai keuangan.

c. Catatan mengenai peraturan-peraturan,

d. Catatan mengenai jumlah akta yang dibuat, dan lain-lain.

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan tersebut diatas, diperlukan tersedianya ruangan yang diatur dengan baik, peralatan dan perlengkapan yang sesuai, tata kearsipan yang baik, pelaksanaan komunikasi kantor yang efektif, serta tersedianya pegawai yang mempunyai kejelasan tugas, wewenang, tanggungjawab dan haknya masing-masing.

B. TATA RUANG KANTOR

Suatu kantor yang ditata dengan baik, akan menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik bagi para pegawai kantor yang bersangkutan, maupun bagi tamu-tamu yang datang ke kantor yang bersangkutan. Oleh sebab itu, penataan ruang kantor perlu mendapat perhatian bagi setiap pimpinan kantor.

Dalam kaitan dengan tata ruang beberapa kondisi fisik yang perlu diperhatikan adalah:

1.      Penerangan atau cahaya yang cukup dan baik, sehingga pegawai dapat melihat dengan cepat, mudah, dan senang, Dengan penerangan yang baik, akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan; dan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan, serta meningkatkan prestise kantor.

2.      Warna, yang tidak hanya untuk mempercantik ruang kerja, tetapi juga juga perlu diperhatikan faktor keindahan dan psikologis dari warna tersebut,

3.      Pilihan warna untuk kantor, disamping dapat memberikan kindahan, juga dapat mempengaruhi hasil kerja pegawai, karena warna dapat mempengaruhi perasaan, pengertian, dan pikiran seseorang.

-Misalnya warna kuning, jingga, dan merah, dipandang sebagai warna yang panas, dan biasanya memberikan pengaruh psikologis yang mendorong kehangatan dan perasaan gembira. Sebaliknya, warna hijau tua, biru tua, dan ungu, memberikan pengaruh ketenangan, sedangkan warna ungu muda dan biru memberikan perasaan menekan.

4.      Pengatur suhu udara (air conditioning), yang dapat meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.

5.      Suara yang dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai, menyebabkan timbulnya kesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.

Untuk penataan ruang kantor itu sendiri, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

1.      Kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan, diletakkan berdekatan.

2.      Bagian yang melayani tamu diletaknya di bagian depan.

3.      Mesin-mesin kantor yang menimbulkan gangguan suara, harus dijauhkan dari pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan tempat penerimaan tamu.

4.      Tempat rapat atau pertemuan diletakkan di tempat yang tidak terganggu oleh berbagai suara, baik berupa percakapan maupun, suara mesin-mesin, pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menycnangkan bagi para tamu.

5.      Suara, yang dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai, menyebabkan timbulnya kesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.

Untuk penataan ruang kantor itu sendiri, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.       Kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan, diletakkan berdekatan.

b.      Bagian yang melayani tamu diletakkan di bagian depan.

c.       Mesin-mesin kantor yang menimbulkan gangguan suara, harus dijauhkan dari pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan tempat penerimaan tamu.

d.      Tempat rapat atau pertemuan diletakkan di tempat yang tidak terganggu oleh berbagai suara, baik berupa percakapan maupun suara mesin-mesin.

C. Perlengkapan Dan Mesin-mesin Kantor

Penggunaan perlengkapan dan mesin-mesin kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik. Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan dan mesin kantor, akan meningkatkan efisiensi kantor. Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan dan mesin-mesin kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah:

1. Jenis pekerjaan dan Cara penyelesaiannya.

2. kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.

3. Fleksibilitas penggunaan.

4. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.

5. Harga dan layanan purna jual.

6. Nilai keindahan.

D.Tata Kearsipan.

Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen sehingga secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari para pegawai dalam pelaksanaan tugasnya masing - masing.

Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah:

1.       Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2.       Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dilihat dari fungsinya, arsip dapat dibedakan atas :

-Pertama, arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan dalam pelaksanaan kegiatan kantor, baik secara terus menerus atau tidak.

- Kedua, arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan, tetapi masih perlu untuk disimpan memiliki nilai dalam rangka penyelenggaraan negara dan kehidupan kebangsaan.

Arsip statis ini disimpan di Arsip Nasional. Arsip dinamis dapat dirinci lebih lanjut menjadi:

1.      Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih digunakan secara terus menerus dalam pelaksanaan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu kantor.

2.      Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

3.      Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang sudah jarang digunakan atau hanya digunakan sebagai referensi saja.

Tata kearsipan yang baik meliputi beberapa faktor sebagai berikut:

a.       Penerapan cara penyimpanan secara tepat, yaitu rangkaian yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan dokumen sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat,

b.      Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat, yang meliputi: pertama, perlengkapan dan alat-alat korespondensi, seperti kertas, karbon, mesin tik, komputer, dsb.

c.       Kedua, perlengkapan untuk penerimaan surat, seperti kotak surat, meja tulis, rak, dsb.

d.      Ketiga alat penyimpan surat, seperti map, folder, lemari, filing cabinet, lemari, dll.

Untuk penyimpanan arsip terdapat beberapa cara, yaitu:

1.      Sistem abjad, yaitu cara penyimpanan dan penemuan kembali berdasarkan abjad. Dalam Cara ini, semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad, baik dari nama orang, kantor, atau perusahaan.

2.      Sistem pokok soal, yaitu penyimpanan yang didasarkan pada pokok masalah. Satu masalah kemudian dapat dipecah menjadi beberapa sub masalah. Misalnya jual beli, dapat dirinci dalam jual beli tanah, rumah, surat berharga, dsb.

3.      Sistem, tanggal, yaitu penyusunan arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal.

4.      Sistem nomor atau angka, yang sering disebut dengan kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Misalnya, 000 Kepegawaian, 100 Keuangan, 200 Akta Jual Beli, 300 Akta Pendirian Perusahaan, dan seterusnya.

5.      Sistem wilayah/daerah. Dalam sistem ini, arsip diatur berdasarkan nama wilayah/daerah.

Untuk mengetahui proses penanganan suatu surat diperlukan kartu kendali, sebagai alat untuk memantau penyelesaian suatu surat hingga menjadi produk yang diinginkan, misalnya menjadi suatu akta.

Selain daripada itu, untuk menghindarkan hilangnya suatu arsip yang dipinjam oleh seorang pegawai, diperlukan kartu pinjam arsip, yang harus disimpan oleh petugas arsip sampai berkas yang dipinjam tersebut dikembalikan.

E. Komunikasi Kantor:

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.

Komunikasi kantor dapat dibedakan atas:

1.      Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,

-Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.

-Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.

-Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor.

2.      Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor Notaris dengan klien.

3.      Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah, cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan.

F. Kepegawaian Kantor.

Untuk melaksanakan kegiatan kantor, diperlukan sejumlah pegawai yang memenuhi persyaratan sesuai dengan pekerjaan yang makin dilakukannya. Dalam hal ini, beberapa faktor yang perlu mendapatkan perhatian adalah:

1. Kejelasan tugas, hak, wewenang, dan tanggung-jawab dari setiap pegawai.

2. Pembayaran yang adil.

3. Kesempatan untuk maju.

4. Pengakuan atau penghargaan atas hasil pekerjaan.

5. Perikuan sebagai manusia.

6. Pengawasan yang efektif.

G. Penerapan Administrasi Kantor Pada Kantor Notaris.

Dari hasil pengamatan kebeberapa kantor Notaris dan informasi yang diterima, tertib administrasi kantor bagi kantor Notaris merupakan factor yang sebenarnya sangat penting, namun tampaknya belum sepenuhnya disadari oleh para Notaris yang bersangkutan.

Berbagai aspek dari administrasi kantor yang baik, seperti tata ruang, tata kearsipan, prosedur surat menyurat, dan kepegawaian, masih belum mendapatkan perhatian sebagaimana yang diharapkan.

Beberapa kendala memang merupakan faktor yang tidak dapat dihindari, misalnya dalam hal penyimpanan akta akta, terutama bagi kantor Notaris yang cukup besar dan jumlah akta yang dibuat cukup besar pula jumlahnya.

Pemecahan masalah penyimpanan akta tampaknya bukan merupakan hal yang mudah, mengingat belum adanya kejelasan mengenai akta merupakan dokumen yang sangat penting, dan dijamin keasliannya, walaupun sudah bersifat statis.

Beberapa masalah yang terlihat pada kantor Notaris, antara lain adalah:

1.    Kurang tertatanya ruang kerja dengan baik.

2.    Belum adanya kejelasan tugas, wewenang, hak, dan tanggung-jawab dari setiap pegawai.

Hal ini terlihat terutama apabila dalam kantor Notaris itu, terdapat hubungan keluarga yang sangat dekat antara Notaris dengan pegawainya.

3.    Kurangnya kemampuan pegawai dalam mengikuti akan mengantisipasi pada perkembangan di luar kegiatan notaris yang akan membawa dampak terhadap kemajuan kantor Notaris yang bersangkutan.

4.    Belum adanya cara penyimpanan berkas yang baik, sehingga penemuan kembali surat-surat, seringkali hanya didasarkan pada ingatan saja.

Beberapa upaya pembenahan dalam penerapan administrasi kantor yang baik, antara lain adalah:

1.    Penataan kembali tata ruang sehingga situasi kantor lebih mendorong gairah kerja para pegawai, serta memberikan kenyamanan bagi para tamu yang datang.

2.    Perumusan tugas, hak, wewenang, dan tanggungjawab yang jelas bagi setiap pegawai.

3.    Pembuatan kartu kendali sebagai alat untuk memantau proses penyelesaian suatu akta.

4.    Penataan arsip dengan memilih metoda penyimpanan yang dirasakan paling sesuai dengan kantor Notaris yang bersangkutan.

Ditengah kemajuan teknologi informasi, semakin banyaknya jumlah Notaris, dan perkembangan global yang akan berdampak terhadap kegiatan Notaris, kajian yang lebih mendalam guna mengetahui akar permasalahan dan upaya pemecahannya, kiranya sangat diperlukan.

Demikian sumbangan pemikiran sederhana ini semoga berguna dan dapat dimanfaatkan.

Januari 18 Oktober 1993

Herman Adriansyah SH, Sp.N., MH.